por Jeremy Myerson y Philip Ross
"Unworking (2022)" se sumerge en la metamorfosis de nuestros entornos profesionales y en la evolución de la esencia del trabajo en esta era moderna, impulsada por la tecnología punta y las cambiantes normas sociales. Esta apasionante lectura arroja luz sobre la transición de los espacios de oficina convencionales a entornos dinámicos y centrados en el ser humano. A través de un tapiz de variados estudios de casos y profundas reflexiones, pone de relieve la urgencia de adoptar un terreno de trabajo renovado en el que el trabajo en equipo, la innovación y el bienestar holístico sean primordiales.
Sobre los autores
Jeremy Myerson es un distinguido académico y autor, que ostenta títulos tan estimados como el de Profesor Emérito del Royal College of Art y la Cátedra Helen Hamlyn de Diseño. Sus exploraciones sobre el diseño y la innovación son profundas, siendo "Crafting Universal Designs" una de sus obras más destacadas.
Philip Ross, un visionario de la trayectoria futura del trabajo, no sólo es un experimentado analista tecnológico, sino también la fuerza motriz de UnWork.com, una consultoría que profundiza en metodologías de trabajo pioneras. Su experiencia combinada ha allanado el camino para debates innovadores sobre la confluencia del diseño, la tecnología y la transformación en curso del lugar de trabajo. Sus aventuras literarias en colaboración también incluyen títulos como "Espacios de trabajo innovadores" y "La oficina del mañana".
La evolución de los espacios de trabajo
La metamorfosis del entorno de oficina es innegable. La sacudida sísmica de la pandemia del COVID-19 nos obligó a reevaluar nuestros paradigmas convencionales de espacio de trabajo. A medida que el mundo pivotaba hacia el trabajo a distancia, surgió una pregunta acuciante: ¿Cuál es el plan para el futuro del trabajo?
Ahora, las empresas pioneras se encuentran en la encrucijada de reimaginar el espacio de trabajo con la humanidad en su centro. Para prosperar, el énfasis debe pasar de la microgestión al fomento de la confianza en equipos autodirigidos, y de entornos estáticos a espacios vibrantes y adaptables. Tanto los líderes como sus equipos observan atentamente la trayectoria de esta transformación. Para ser una voz en este discurso, es crucial desafiar y redefinir nuestras percepciones del espacio de oficina. Esta profunda redefinición del trabajo y su entorno es lo que Myerson y Ross denominan "Unworking".
En esta era, en la que las creencias fundamentales sobre el trabajo están siendo trastocadas, tenemos la capacidad de esculpir el próximo capítulo. Juntos, podemos moldear espacios de trabajo que defiendan la creatividad, el bienestar y el potencial humano. El horizonte nos invita a imaginar lo inimaginable.
En este resumen, profundizaremos en este cambio monumental, contemplaremos posibles soluciones y trataremos de desmitificar el enigma del futuro paisaje laboral.
Siguiendo las huellas de la oficina
Para prever el futuro de la oficina, primero debemos viajar por su pasado.
El arquetipo de la oficina moderna ha sido testigo de dramáticas transformaciones a lo largo de las décadas. A principios del siglo XX, las oficinas estaban moldeadas por los principios de la gestión científica, con el único objetivo de aumentar la productividad. El edificio Larkin de 1904, diseñado por Frank Lloyd Wright, se convirtió en el símbolo de esta época, defendiendo el mantra "Inteligencia, Entusiasmo, Control". Los empleados trabajaban bajo una atenta mirada en espacios abiertos desprovistos de intimidad. Aunque la productividad se disparó, el bienestar y la creatividad pasaron a un segundo plano.
A finales del siglo XX surgió un modelo de oficina más "socialmente democrático", con la aerolínea escandinava SAS a la cabeza. Su sede de 1988 era un testimonio de autonomía, trabajo en equipo y sentido de comunidad. Estos espacios reflejaban la esencia de un pueblo más que de un gigante industrial, desafiando la antigua fijación en el control jerárquico. Sin embargo, aún quedaban restos de ideologías de diseño verticalistas, que no satisfacían las diversas necesidades de los trabajadores.
Al entrar en el siglo XXI, la dinámica de trabajo evolucionó para ser más ágil, distribuida y anclada digitalmente. Las oficinas modernas se transformaron en centros dentro de intrincadas redes que conectaban organizaciones, equipos y misiones. Steve Jobs, con su destreza visionaria, veía las oficinas como crisoles de encuentros serendípicos, arraigados en la creencia de que la innovación brota del mestizaje imprevisto.
La llegada de la COVID-19 sobrealimentó esta evolución. El inicio de la pandemia provocó el cierre de espacios de trabajo, impulsando a las empresas y a sus trabajadores a adoptar el trabajo a distancia y sus facilitadores digitales. Los debates que antes se limitaban a las suites ejecutivas se hicieron omnipresentes, resonando entre los empleados de todas las jerarquías: ¿Cómo se manifestará el futuro del trabajo y cuál será el próximo avatar de la oficina moderna?
Mientras una facción sigue atada a modelos jerárquicos ancestrales, las entidades progresistas están incursionando en una flexibilidad sin parangón en cuanto al tiempo y el lugar de trabajo. La nueva norma es una mezcla de trabajo a distancia y flexible. Cuando están en la oficina, los empleados esperan espacios que respondan a sus necesidades físicas, emocionales y sociales. La verdadera transformación exige un enfoque de codiseño, que permita a los empleados dar forma a su entorno.
Aprovechando la perspicacia del diseño y la destreza tecnológica, el destino de la oficina es trascender su papel de mero centro de productividad. El futuro está anclado en espacios de trabajo que dan prioridad a la eficacia, el bienestar y la adaptabilidad. Los empleados anhelan autonomía, capacitación y entornos que logren un equilibrio entre los requisitos de las tareas y los valores humanísticos.
El viaje de la oficina, desde la gestión científica a la democracia social y las redes intrincadas, ha sido esclarecedor. Sin embargo, cada fase se quedó corta a la hora de liberar plenamente el potencial humano. A medida que la naturaleza del trabajo sigue evolucionando, las entidades pioneras deben crear experiencias laborales arraigadas en la confianza humana por encima de los procesos rígidos.
Ahora, embarquémonos en una exploración de estas transformaciones y de la trayectoria potencial de la evolución de la oficina.
Navegando por el mañana inteligente
La metamorfosis del espacio de trabajo contemporáneo está dirigida innegablemente por el timón de la tecnología.
El auge del trabajo a distancia, la proliferación de aparatos inteligentes y la adopción de soluciones en la nube han revolucionado las antiguas dinámicas de trabajo, antaño ancladas en rastros tangibles de papel. Ahora asistimos a una fusión perfecta de lo tangible y lo intangible, a medida que las colaboraciones en tiempo real y las documentaciones impulsadas por la IA ocupan un lugar central. Y con la entrada en el ámbito profesional de la Generación Z, nativa digital, esta fusión no hace sino intensificarse.
Históricamente, los magnates de las empresas consideraban las oficinas como meras embarcaciones, más un gasto que un activo estratégico. Estos espacios apenas ofrecían ideas útiles para esculpir las estrategias empresariales o el bienestar de los empleados.
Sin embargo, imagina un futuro espacio de trabajo que no sólo sea inteligente, sino intuitivo. Con la ayuda de sensores y tecnología de vídeo, estos espacios serán una fuente de datos, que guiarán decisiones respaldadas por pruebas que abarquen políticas, bienestar, arquitectura y estética.
La analítica espacial de vanguardia y las tecnologías sociométricas ya permiten vislumbrar la dinámica de la mano de obra. La promesa de la IA y el aprendizaje automático es elevar esto, perfeccionando todo, desde las huellas ecológicas hasta la eficiencia de la mano de obra. Así pues, el amanecer de la telemetría en el espacio de trabajo está sobre nosotros. Las oficinas modernas son minas de oro de datos. Mientras los sensores mapean la utilización del espacio para refinar los diseños arquitectónicos, las herramientas sociométricas identifican a los menos conectados, fomentando mejores vínculos interpersonales.
En los locos años veinte, la mirada de los directivos se fijaba en el presentismo, el fenómeno de los empleados físicamente presentes pero mentalmente ausentes. Hoy, el arsenal digital mide los resultados tangibles por encima de la mera presencia. Las oficinas sensibles a la ubicación y dotadas de inteligencia artificial pueden atender preventivamente las necesidades específicas de un empleado, mejorando la eficiencia. El atractivo de la gamificación, con sus sistemas de puntos y reconocimientos, junto con la movilidad impulsada por los dispositivos, fusiona a la perfección los ámbitos profesional y personal.
Aunque existe el riesgo de que esta evolución tecnológica refleje los escollos del presentismo, el verdadero potencial reside en descifrar las pautas de comportamiento y aprovechar la tecnología para moldearlas positivamente.
Antaño, los responsables de la toma de decisiones se enfrentaban a la escasez de datos fiables sobre el lugar de trabajo. Las oficinas inteligentes de hoy salvan este abismo, alineando el ambiente con la experiencia. Corresponde a los empresarios responder a las auténticas necesidades de los empleados, no a meras conjeturas. ¿Y lo mejor de todo? Los empleados participan activamente en este diálogo, asegurándose de que su espacio de trabajo resuene con sus aspiraciones.
Sin embargo, una advertencia: aunque la tecnología puede desmantelar jerarquías arcaicas y dar poder a las personas, su función principal debe ser aumentar las experiencias humanas. La esencia de un espacio de trabajo debe priorizar siempre el toque humano, y la tecnología debe limitarse a amplificar su alcance.
Crear la quintaesencia de la experiencia
La esencia de la oficina moderna está pasando de un diseño puramente utilitario a otro que prioriza las experiencias. En una era en la que reinan los modelos de trabajo a distancia e híbridos, el reto para las empresas es hacer de la oficina no sólo un espacio de trabajo, sino un destino codiciado.
Este cambio de paradigma ha llevado a las organizaciones a adoptar una perspectiva más empática, situando las experiencias de los empleados en primer plano. El objetivo es mejorar los sentimientos asociados al trabajo, acentuando la alegría, el bienestar, la vitalidad cultural y el propósito. Curiosamente, el libro de jugadas para esta transformación se está tomando prestado de sectores como la hostelería, el comercio minorista y el entretenimiento, con el objetivo de esculpir escapadas inolvidables en la oficina.
Funciones emergentes como la de Orquestador Jefe de Experiencias, Guardián de Equipos Distribuidos y Defensor Jefe de la Empatía subrayan esta transición de la mera eficiencia a una experiencia holística. Al convertirse la oficina en uno de los muchos entornos de trabajo, su esencia necesita una renovación.
Las evaluaciones previas a la pandemia pintaban un sombrío panorama de espacios infrautilizados, como las salas de conferencias, dominados por un diseño unidimensional. Si avanzamos rápidamente hasta hoy, una mera fracción de la mano de obra desea volver a esas configuraciones. Aparece el Trabajo Basado en la Actividad (ABW), una filosofía de diseño que ofrece a los empleados un abanico de opciones en cuanto a su entorno de trabajo. Los espacios de oficina del mañana abogarán por la adaptabilidad, atendiendo tanto a los esfuerzos de colaboración como a las tareas específicas. Aunque en breve profundizaremos en el ABW, el quid de la cuestión es que el diseño de la oficina debe ser maleable, adaptándose a la experiencia deseada y no al revés.
A pesar del innegable atractivo del trabajo a distancia, la magia de las interacciones cara a cara, especialmente para la lluvia de ideas, sigue siendo incomparable. Aparecen los terceros espacios, centros centrados en la comunidad que logran un equilibrio entre los hogares y las oficinas convencionales, fomentando las conexiones humanas y las diversas experiencias de trabajo. El reto para las empresas es crear experiencias de oficina magnéticas, que ofrezcan autonomía, adaptabilidad, inclusión y finalidad, que recuerden a estos centros comunitarios. La pregunta existencial para las oficinas en esta era es: "¿Qué hace que venir a la oficina merezca la pena?". Corresponde a las empresas elaborar una narrativa convincente.
Repensar el lienzo urbano
La aparición de modelos de trabajo híbridos está sacudiendo los cimientos de cómo percibimos tanto los espacios de oficina como los paisajes urbanos. El distrito comercial central convencional, un elemento básico en la planificación urbana durante décadas, está experimentando una transformación. Conceptos como la ciudad de 15 minutos y las zonas urbanas fluidas no son sólo palabras de moda; son el futuro. Este paisaje en evolución se caracteriza por una mezcla perfecta de trabajo, vida, compras y ocio, un fenómeno que llamaremos "LifeMingle".
Ciudades como Londres ya están integrando elementos culturales en sus centros comerciales, subrayando que una oficina no es una isla, sino parte de un ecosistema más amplio y vibrante. El auge del trabajo híbrido no sólo está remodelando las oficinas, sino también las propias ciudades.
Antes, la distribución de las oficinas estaba dictada por las jerarquías organizativas y los silos departamentales. Pero las organizaciones ágiles e interconectadas de hoy exigen espacios que puedan adaptarse rápidamente, fomentando la autonomía y facilitando los cambios rápidos de equipo.
El atractivo de las ciudades fue en su día su capacidad de acercar físicamente a las personas para trabajar. Pero a medida que se generaliza la colaboración a distancia, el cálculo de la ubicación está cambiando. El énfasis se está desplazando de la comodidad de los desplazamientos a la calidad de vida a la hora de determinar dónde se decide vivir y trabajar.
Las ciudades compactas tienen sus ventajas, como la reducción de las emisiones del transporte y del consumo de energía. Sin embargo, el antiguo modelo de zonas comerciales diferenciadas se está quedando obsoleto. El futuro pertenece a los desarrollos de uso mixto que ofrecen una mezcla de actividades.
El concepto de trabajo basado en actividades da a los empleados la libertad de elegir entre una gama de espacios adaptados a la concentración, la colaboración o la relajación. Atrás han quedado los días de los asientos asignados; el mobiliario modular y adaptable está de moda. Algunas empresas están incluso renunciando a los espacios de oficina permanentes, optando por soluciones de coworking como WeWork para proporcionar entornos de trabajo a la carta y escalables.
En esencia, el futuro del trabajo y de la vida urbana están entrelazados, y ambos deben adaptarse a nuestras necesidades cambiantes. El diseño de nuestras ciudades y oficinas debe estar dictado por las cambiantes prácticas laborales, las prioridades humanas y un enfoque centrado en el bienestar, la flexibilidad y el compromiso con la comunidad.
Adaptar los espacios a una fuerza de trabajo diversa
La era del enfoque único del diseño de oficinas ha quedado atrás. A medida que las plantillas son cada vez más diversas y multigeneracionales, la necesidad de inclusión en la planificación espacial es primordial. El cambio se aleja de los diseños monolíticos y las oficinas abiertas abarrotadas hacia entornos que ofrezcan opciones y variedad.
La diversidad en la contratación es sólo el primer paso; el valor real llega cuando los talentos diversos se sienten capacitados en espacios que atienden a sus necesidades únicas. Los empleados neurodiversos y otros grupos minoritarios aportan perspectivas inestimables, pero necesitan entornos acogedores y propicios para todos.
El diseño inclusivo tiene en cuenta diversos estilos de trabajo, capacidades y preferencias. Tomemos, por ejemplo, la Máquina de Eudaimonía de David Dewane: un espacio de oficina conceptual con cinco salas distintas que se adaptan a diferentes actividades y niveles de concentración. Aunque fomenta la interacción comunitaria al exigir el paso por cada sala, también permite a las personas trabajar de la manera que mejor se adapte a sus necesidades sin sofocar la creatividad.
En resumen, la diversidad no es sólo una obligación moral; es una necesidad empresarial. Un abanico de perspectivas alimenta la innovación. Sin embargo, esto debe apoyarse en espacios que hagan que todos se sientan incluidos y capacitados. La clave para que nuestras oficinas estén preparadas para el futuro en esta era híbrida reside en abrazar la diversidad en todas sus formas.
Conclusiones
Nos encontramos en una coyuntura transformadora en la que podemos redefinir lo que significa una oficina para nosotros. Los trastornos provocados por la pandemia han demostrado que muchas de nuestras antiguas creencias sobre los espacios de trabajo están desfasadas. Sin embargo, esta perturbación es también una invitación a la innovación.
En el centro de esta transformación deben estar los valores centrados en el ser humano. Las oficinas pueden reimaginarse como centros de capacitación, colaboración y experiencias significativas. Los empleados deben contribuir activamente a dar forma a estos espacios, y los dirigentes deben renunciar a los mecanismos de control descendentes de la vieja escuela.
Además, la oficina del futuro debe ser un tapiz de zonas diversas que atiendan a una variedad de necesidades y preferencias. Este nuevo paisaje de oficinas debe estar en armonía con los ecosistemas urbanos en evolución.
Aunque la tecnología puede aumentar nuestra vida laboral, debe utilizarse con prudencia. Los datos deben guiar el diseño basándose en pautas de trabajo del mundo real, y la IA y los sensores deben facilitar, no dictar, la actividad humana.
Esta es nuestra oportunidad de trascender la noción de las oficinas como meros espacios funcionales. El criterio definitivo para el éxito de una oficina no es sólo la eficiencia, sino el florecimiento humano. Confiando y escuchando a las personas que habitan estos espacios, podemos dar forma al futuro en colaboración. La oficina del mañana promete no sólo flexibilidad, sino también comunidad y crecimiento personal. En nosotros está la responsabilidad -y la oportunidad- de hacerlo realidad.
Ejercicio: Deshacer el espacio de tu oficina - Un viaje transformador
Objetivo:
Aplicar los principios e ideas presentados en "Unworking: La Reinvención de la Oficina Moderna" para crear un espacio de trabajo más flexible, centrado en el ser humano y potenciador. Este ejercicio está diseñado para jefes de equipo, directores ejecutivos y directores generales comprometidos con la reimaginación de su entorno de oficina.
Parte 1: Reflexión y Evaluación
Lista de Acciones:
Identifica el Estado Actual: Date un paseo por tu oficina y haz una lista de lo que observas. Fíjate en la distribución, la energía y cómo interactúa la gente.
Encuesta a los empleados: Realiza una encuesta rápida preguntando a los empleados qué les gusta y qué no les gusta del espacio de trabajo actual. Incluye preguntas sobre bienestar, colaboración y flexibilidad.
Análisis FODA: Basándote en tus observaciones y en los resultados de la encuesta, realiza un análisis FODA (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) de la configuración actual de tu oficina.
Reflexión:
¿Qué aspectos del diseño de tu oficina actual se ajustan a los principios del "Desempleo"?
¿Dónde están las lagunas entre tu configuración actual y un diseño más centrado en el ser humano?
Parte 2: Elaboración de la visión
Lista de acciones:
Visión: Escribe una declaración de visión que encapsule lo que quieres que consiga tu espacio de oficina. Hazla inspiradora y alineada con los principios del "Desempleo".
Sesión de tormenta de ideas: Celebra una sesión de brainstorming con los miembros clave del equipo para generar ideas que permitan alcanzar esta visión.
Establece prioridades: A partir de la sesión de brainstorming, identifica las 3-5 ideas principales que creas que tendrán mayor impacto.
Reflexiona:
¿Cómo se alinean estas ideas con los objetivos y la cultura de tu organización?
¿Qué resistencia prevés y cómo puedes abordarla?
Parte 3: Puesta en práctica y experimentación
Lista de Acciones:
Programas piloto: Elige una de las ideas principales y crea un programa piloto a pequeña escala. Documenta el proceso y los resultados.
Circuitos de retroalimentación: Establece mecanismos para recoger opiniones durante el programa piloto. Puede ser mediante encuestas, grupos de discusión o entrevistas individuales.
Ajustar e Iterar: Basándote en las reacciones, haz los ajustes necesarios y considera la posibilidad de ampliar la prueba piloto a otras partes de la organización.
Reflexión:
¿Qué funcionó bien en la prueba piloto y qué no?
¿Qué retos inesperados encontraste y cómo los superaste?
Parte 4: Ampliación e integración
Lista de Acciones:
Ampliar: Si la prueba piloto tiene éxito, planifica cómo ampliarás los cambios a toda la organización.
Documentación: Crea un libro de jugadas que describa los pasos, las mejores prácticas y las lecciones aprendidas de la prueba piloto.
Celebración: Reconoce y celebra los esfuerzos y éxitos del equipo. Puede ser mediante una comida de equipo, premios o reconocimiento público.
Reflexión:
¿Cómo ha influido el ejercicio en el bienestar, la colaboración y la flexibilidad de tu espacio de trabajo?
¿Cuáles son los próximos pasos en tu viaje para "desentrañar" completamente tu espacio de oficina?
Al final de este ejercicio, deberías tener una comprensión más clara de cómo aplicar los principios del "Unworking" para crear un espacio de trabajo que no sólo sea funcional, sino también enriquecedor y centrado en el ser humano.
Recuerda que el viaje para reinventar tu oficina es continuo. Sigue iterando, sigue escuchando y sigue ampliando los límites de lo que puede ser una oficina.